مغایرت گیری در اکسل

مغایرت گیری فرآیندیست که گردش حساب دفاتر شما با حساب طرف مقابل یا بانک تطبیق داده می شود. مستنداتی  که از طرف مقابل می گیرید تا با آن حسابتان را مطابقت دهید، بصورت “گردش حساب” یا “صورتحساب تفصیلی” به نام شرکت شماست. هدف از مغایرت گیری، مشخص شدن موارد مغایرت و اختلاف فی مابین است. این موارد مغایرت و اختلاف طی صورتی به نام “صورت مغایرت بانکی” و یا “صورت تطبیق حساب فی مابین”، تهیه و گزارش می شود.

اهمیت مغایرت گیری حساب ها، از جنبه های مختلفی قابل بررسی است. در ابتدا صحت اطلاعات مالی شما را که پایه ی صورت های مالی شماست را تایید می کند. بنابراین گزارشات و صورت های مالی شما را قابل اتکا خواهد کرد. دوم اینکه نشان می دهد “اصل افشای کامل” را رعایت کرده اید. سوم اینکه مطابق با استاندارد حسابرسی 505، تاییدیه های برون سازمانی به عنوان یکی از شیوه های کسب شواهد حسابرسی صورت های مالی است. بنابراین برای گرفتن اظهارنظر “مقبول” برای صورت های مالی خود از حسابرس، نداشتن مغایرت را پر اهمیت می کند. و هزاران دلیل دیگر که چرا مغایرت گیری مهم است.

مغایرت گرفتن حساب ها، از روزمره ترین کار هر حسابداره. مغایرت گرفتن آسان، بستگی به مهارت شما و ابزارهای در دست شما داره. مهارت شما با تجارب گذشته افزایش خواهد یافت ولی اگر تجربه زیادی ندارید مغایرت گیری سخت است؟ جواب من خیر است.

چند گام برای مغایرت گیری حساب ها با اکسل

در این پست تجربه شخصی خودم را برای آسان ترین روش مغایرت گیری، به شما یاد خواهم داد. روش های زیادی مثل استفاده از فرمول “countif” وجود دارد، ولی بدلیل اینکه امکان رویداد مالی مشابه با ارقام یکسان همیشه وجود دارد از طریق “countif” و یا فرمول های دیگر امکان تطبیق تاریخی با مشکلاتی مواجه می شود. با من با یک روش جادویی و ساده همراه شوید.

مهم ترین گام: انتخاب رویه درست ثبت سند و خروجی گرفتن

1.هنگام ثبت سند، اعداد اسناد را عین به عین ثبت کنید و از ثبت های تجمیعی یا تهاتری بپرهیزید. اطمینان حاصل کنید طرف مقابل هم به روش شما ثبت سند می کند. این روش ثبت سند سرعت مغایرت گیری را افزایش می دهد.

2.”گردش حساب” خود را در دفتر طرف مقابل یا بانک را بصورت فایل اکسل دریافت کنید. اکثر بانک ها از طریق اینترنت بانک ها فایل اکسل در دسترس است. ولی طرف تجاری ها شاید در اختیارتان قرار ندهند بنابراین اگر فایل PDF  هم دریافت کردید از طریق “کانورتور” قابلیت تبدیل فایل PDF  به اکسل وجود دارد.

3.از گردش حساب مورد نظر در دفاتر خود، خروجی فایل اکسل بگیرید.

4.هر دو دفتر را به شکل زیر داخل یک فایل بیاورید. بین دو دفتر حداقل یک ردیف خالی بگذارید.

5.از “custom sort”  برای مرتب سازی دو دفتر استفاده کنید. ترتیب مرتب سازی بر اساس بدهکار/بستانکار/ و در نهایت تاریخ باشد. اگر “شماره پیگیری” خاصی در دو دفتر قابل ردیابی است از آن ستون هم می توان استفاده کرد.

6.اکنون ارقام رویداد های مالی هر دو دفتر روبروی هم هستند. با استفاده از فرمول تفریق، بدهکار دفتر شما از بستانکار دفتر طرف مقابل و بستانکار شما از بدهکار دفتر طرف مقابل کسر گردد. سپس تا انتهای ردیف ها فرمول درگ شود.

7.هر جا که روند صفر بودن کسر دو ستون قطع شود مغایرت آغاز می شود. هر ردیفی که در هر کدام از دفاتر را ندارید با یک “insert”  یک ردیف روبرویش را خالی کنید.

8.بدلیل بهم خوردن فرمت فرمول کسر، مجدد از ردیف بالا فرمول کسر را درگ کنید تا به شکل زیر ردیف مغایرت دار مشخص شود. من ردیف های مغایرت دار را با رنگ دیگری مشخص کردم.

تا انتها این عمل را انجام دهید.

9.با استفاده از فیلتر رنگ در ستون تفریق ها، مغایرت ها مشخص می شود.

در پایان…

اکنون به راحتی می توانید “صورت مغایرت بانکی” و یا “صورت تطبیق حساب فی مابین”، تهیه کنید. در مقاله ای مجزا طرز تهیه “صورت مغایرت بانکی” و “صورت تطبیق حساب فی مابین” آموزش خواهم داد. امیدوارم از آموزش لذت برده باشید.

اگر علاقمند هستید تا مهارت های ICDL را یاد بگیرید میتوانید در دوره 7 مهارت ICDL شرکت کنید