تغییر رنگ سلول در اکسل

استفاده از CONDITIONAL FORMATTING در اکسل (بخش اول)

کاربرد Conditional Formatting در اکسل:

خب بریم سر اصل مطلب. اول ببینیم ابزار Conditional Formatting چی هست و چه کاربردی میتونه داشته باشه. همونطور که میدونید ما میتونیم از ابزارهای مختلف استفاده میکنیم تا اهمیت اطلاعات خاصی رو نشون بدیم یا توجه کسی که داره اطلاعات رو میخونه جلب کنیم. مثلاً اگر مطلبی خیلی مهم باشه اون رو در نوشته خودمون Bold میکنیم یا رنگش رو قرمز میکنیم. اینکار به شما و کسی که احتمالا داره از فایلها و گزارشات شما استفاده میکنه کمک میکنه که وقتی به اطلاعات موجود نگاه میکنه دید بهتری پیدا بکنه و بهتر اطلاعات رو درک کنه. ابزار Conditional Formatting اکسل هم همینکار رو انجام میده با این تفاوت که ما شرط مورد نظرمون رو روی یک محدوده خاص تعیین میکنیم و هر سلولی که اون شرط رو داشته باشه طبق فرمتی که ما تعیین کنیم فرمت بندی میشه. حالا اگر سلولی مقدارش تغییر کنه با توجه به مقدار جدید فرمت بندی اون هم تغییر خواهد کرد. در واقع با Conditional Formatting ما میتونیم فرمت سلول ها رو به صورت پویا و داینامیک تغییر بدیم و نیازی نیست تا هر بار که مقدار سلول تغییر میکنه به صورت دستی خودمون فرمت سلول رو تغییر بدیم. برای اینکه بحث بهتر باز بشه جدول زیر رو ببینید:

این جدول معدل دانشجوها رو در سالهای مختلف نشون میده و هر دانشجویی که معدلش پایین تر از عدد 12 باشه مشروط هست. (یادش بخیر :)‌ . حالا اگر کسی که میخواد فایل شما رو ببینه دنبال این باشه که ببینی چه دانشجوهایی در چه سالی مشروط شدن شاید تو دید اول خیلی اینکار براش راحت نباشه.

حالا اگه جدول ما مثل شکل زیر باشه :

همونطور که میبینید در اینجا چون معدل های زیر 12 با رنگ قرمز مشخص شدند میتونیم با یه نگاه به سرعت تمام مشروطی‌ها رو پیدا کنیم.

انجام مثال Conditional Formatting:

خب ببینیم این مثال رو چطوری باید با ابزار Conditional Formatting در اکسل پیاده کنیم. اول جدولی مشابه جدول زیر رو داخل  اکسل ایجاد کنید.

حالا مثل تصویر زیر از تب HOME رو گزینه Conditional Formatting کلیک کنید و در منویی که باز میشه از بخش Highlight Cells Rules روی گزینه Less Than کلیک کنید.

با اینکار پنجره زیر باز میشه.

حالا در قسمت  سمت چپ عد 12 رو بنویسید و در قسمت سمت راست هم Light Red Fill With Dark Red Text رو انتخاب کنید و اوکی کنید. حالا روی گزینه OK کلیک کنید. همونطور که میبیند سلول هایی که مقدار اونها کمتر از 12 هست به صورت خودکار به رنگ قرمز تغییر میکنند. اگر مقادیر سلول ها رو تغییر بدید متوجه میشید که به صورت خودکار بسته به مقدار سلول فرمت اون تغییر میکنه.

خب حالا که یه مثال ساده رو انجام دادیم بیایم یکم دقیق تر به گزینه‌های موجود در ابزار Conditional Formatting اکسل نگاه کنیم. ابزار Conditional formatting اکسل شامل بخش های تصویر زیر هست:

به طور کلی میشه این بخش ها رو به دو قسمت تقسیم کرد. بخش اول یعنی پنج گزینه اول Rule ها و قواعد از پیش آماده شده‌ای هستند که برای اعمال سریع شرط ها میتونیم از اون ها استفاده کنیم. بخش دوم هم برای تعریف قواعد توسط خود کاربر، ویرایش یا حذف قواعد و سایر موارد به کار میره. به صورت مختصر بخش های مختلف Conditional Formatting رو با هم مرور میکنیم. در آموزش های بعدی هر بخش رو به صورت مفصل تر بررسی خواهیم کرد.

• Highlight Cells Rules: با استفاده از این بخش میتونیم مشخص کنیم که اگر مقدار سلول با شرط مشخصی مطابق بود به رنگ خاصی دربیاد. مثلا اگر مقدار سلول کمتر از 10 بود رنگ سلول زرد بشه یا اگر مقدار سلول بیشتر از 15 بود رنگ سلول به سبز تغییر کنه.

• Top/Buttom Rules: با استفاده از این بخش میتونیم قسمت مشخصی از سلول ها رو به رنگ خاصی در بیاریم. مثلاً پنج معدلی که از همه بیشتر هستند رو به رنگ زرد در بیاریم.

• Data Bars: این بخش زمانی استفاده میشه که بخوایم یک نوار پیشرفت یا همون Progress Bar رو داخل سلولها نمایش بدیم. مثلاً سلولی که مقدارش بیشتر از همه هست نوار پیشرفت اون کامل هست و سلول هایی که مقدارشون کمتره به هممون نسبت دارای طول نوار پیشرفت کمتری هستند.

• Color Scale: وقتی از این بخش استفاده کنیم رنگ سلول‌ها بسته به مقداری که دارند به صورت پیوسته از رنگی به رنگ دیگه تغییر میکنه. مثلاً میتونیم تعیین کنیم که پایین ترین مقدار دارای رنگ قرمز باشه و هرچقدر مقادیر افزایش پیدا میکنه رنگ سلول به سمت سبز تغییر کنه.

• Icon Set: با استفاده از این بخش میتونیم در کنار سلول‌ها علامت خاصی رو قرار بدیم. مثلاً نمرات بالاتر از 15 چراغ سبز، بین 12 تا 15 چراغ زرد و کمتر از 12 چراغ قرمز داشته باشند.

• New Rule: اگر بخوایم از قواعد آماده اکسل استفاده نکنیم از این بخش میتونیم خودمون شرطمون رو تعریف کنیم و تمام جزئیات اون رو مطابق میل خودمون تنظیم کنیم.
• Clear Rules: با این استفاده از این گزینه میتونیم قواعدی رو برای سلول‌ها تعریف کردیم حذف کنیم.
• Manage Rules: در این بخش میتونیم قواعدی که ساختیم رو ویرایش کنیم، حذفشون کنیم، اولویت اعمال اونها رو تغییر بدیم یا قاعده جدیدی رو تعریف کنیم.